MEI: Quando e Como Contratar um Funcionário em 2025

Para o microempreendedor individual (MEI) que tem crescido e busca expandir a sua operação, a pergunta que mais ecoa é: “Posso contratar alguém?” A resposta curta é sim, mas com condições específicas que não podem ser ignoradas. Em 2025, a legislação brasileira permitiu que o MEI contrate até um empregado, mas isso exige que o empreendedor esteja atento a limites de faturamento, alíquotas de INSS, encargos trabalhistas e a necessidade de regularização contábil. Este guia tem como missão entregar ao seu negócio um roteiro claro, repleto de práticas recomendadas, métricas para monitorar o impacto da contratação e estudos de caso que demonstram como outros MEIs já passaram por esse cenário com sucesso. Ao final, você saberá exatamente quando é o momento certo para ampliar sua equipe, qual o custo real envolvido e como evitar surpresas que podem comprometer o seu faturamento. Prepare-se para transformar o crescimento do seu MEI em uma oportunidade de geração de valor e competitividade.

TL;DR

• Verifique se seu faturamento anual está abaixo do limite máximo para contratar um empregado (R$ 81.000,00).
• Calcule o custo total: INSS patronal (5,81%), vale-transporte, FGTS e eventual hora extra.
• Registre o empregado na Carteira de Trabalho e mantenha a folha de pagamento em dia.
• Aproveite benefícios fiscais: isenção de IR, INSS reduzido e dedução de despesas operacionais.
• Monitore o desempenho com indicadores de produtividade e satisfação do cliente.
• Verifique se seu faturamento anual está abaixo do limite máximo para contratar um empregado (R$ 81.000,00).
• Calcule o custo total: INSS patronal (5,81%), vale‑transporte, FGTS e eventual hora extra.

Framework passo a passo

Passo 1: 1. Avaliar Necessidade

Faça um diagnóstico da demanda de trabalho e identifique tarefas que exigem mais tempo ou especialização. Defina metas de produtividade que justifiquem a contratação.

Exemplo prático: Uma confeitaria MEI que atende 200 pedidos mensais percebe que os prazos de entrega estão sendo ultrapassados. Contratar um auxiliar de produção reduz o tempo de montagem de 30% e atende 20% mais clientes.

Passo 2: 2. Entender Limites e Obrigações

Garanta que o faturamento anual não ultrapasse R$ 81.000,00. Conheça a alíquota de INSS patronal de 5,81% e as regras de jornada de 44 horas mensais.

Exemplo prático: Um lojista que vende artesanato possui faturamento de R$ 70.000,00 e decide contratar um lojista auxilia. Ele calcula que o INSS patronal custará R$ 4.080,00 por ano.

Passo 3: 3. Planejar Financeiro e Custos

Elabore um orçamento detalhado incluindo salários, encargos, vale-transporte, FGTS (8%) e eventuais horas extras. Use métricas de retorno sobre investimento (ROI).

Exemplo prático: Um MEI de serviços de manutenção calcula que, ao contratar um técnico, aumentará o faturamento em 25%, gerando R$ 3.000,00 de lucro líquido adicional que cobre todos os encargos extra.

Passo 4: 4. Formalizar Contrato e Obrigações Legais

Redija o contrato de trabalho, registre na Carteira de Trabalho, faça a inscrição no INSS e gere a Guia de Recolhimento do FGTS (GFIP).

Exemplo prático: Um microempreendedor de estética cria um contrato com jornada de 20 horas semanais, salário de R$ 1.200,00, e registra tudo no sistema eSocial para evitar multas.

Passo 5: 5. Monitorar e Avaliar Desempenho

Defina indicadores (tempo de atendimento, índice de satisfação, margem de lucro) e realize revisões mensais para ajustar salários, metas e processos.

Exemplo prático: Um MEI de delivery usa o KPI de tempo médio de entrega; após contratar um entregador ele reduz esse tempo de 45 para 30 minutos, aumentando a taxa de recompra em 15%.

1. A realidade do MEI em 2025

Em 2025, o MEI continua sendo a porta de entrada para empreendedores que buscam formalizar suas atividades com custos reduzidos. A Receita Federal mantém o limite de faturamento anual de R$ 81.000,00, mas o cenário econômico e a concorrência incentivam muitos a ultrapassar esse teto em busca de escalabilidade. A formalização propicia acesso a linhas de crédito, participação em eventos e a possibilidade de contratar funcionários, uma vez que o microempreendedor se qualifica para novas obrigações trabalhistas. Entretanto, há também riscos: o aumento de encargos pode comprometer a margem de lucro se não houver planejamento adequado.

Por outro lado, o MEI oferece benefícios fiscais significativos. O empreendedor paga apenas um valor fixo mensal que inclui INSS, ICMS ou ISS, dependendo da atividade. Esse valor já cobre a contribuição previdenciária, o que simplifica a gestão financeira e reduz a burocracia. Quando se decide contratar um empregado, o empregador passa a fazer contribuições patronais adicionais, mas também pode se beneficiar de deduções fiscais, já que o custo trabalhista passa a ser despesa operacional válida para abatimento de IR.

A pandemia de COVID‑19 acelerou a digitalização dos negócios e, em 2025, muitos MEIs têm adotado plataformas de e‑comércio, entregas por aplicativo e serviços on‑line. A contratação de um empregado pode ser fundamental para diferenciar o serviço, garantir atendimento ágil e melhorar a experiência do cliente. O desafio, portanto, é avaliar se a nova despesa é sustentável dentro do modelo de negócio.

Para ilustrar, o pitch de sucesso do MEI de eventos da região nordeste mostra que, ao contratar um auxiliar de logística, a empresa aumentou em 40% a capacidade de atender eventos simultâneos, gerando um aumento de faturamento de R$ 25.000,00 ao ano e mantendo a rentabilidade acima de 20%.

Assim, a decisão de contratar depende de um balanço entre crescimento de receita e custos trabalhistas, além da capacidade de gestão da nova relação empregatícia.

Em 2025, o perfil do MEI mudou: muitos microempreendedores passaram a atuar em nichos de alta demanda, como serviços de entrega, e-commerce e consultoria digital. Essa realidade exige mais mão‑de‑obra, mas os direitos e deveres permanecem os mesmos. O MEI deve manter a documentação em dia, ter um contrato de trabalho formalizado e não ultrapassar o limite de faturamento anual.

Segundo o Sebrae, 40 % dos MEIs que contrataram um empregado em 2024 reportaram aumento de 25 % na produtividade e 15 % de crescimento de faturamento no ano seguinte. Porém, 22 % enfrentaram dificuldades com a folha de pagamento e multas por atraso.

2. Limites legais de contratação

O Código Civil e a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) estabelecem que o MEI pode contratar apenas um empregado, com jornada que não ultrapasse 44 horas mensais e remuneração mínima de 1 salário mínimo. Em 2025, o salário mínimo é de R$ 1.302,00, portanto o valor mínimo que o MEI deve pagar é esse valor, salvo algum acordo de jornada reduzida que não altere o salário base.

O INSS patronal tem a alíquota de 5,81% sobre o salário bruto do empregado, enquanto o empregado contribui com 8% do seu salário. Além disso, o empregador deve recolher 8% do FGTS sobre o salário, pagar 1% de multa rescisória se houver demissão sem justa causa, e custear benefícios obrigatórios como vale‑transporte, se o empregado solicitar. Essas obrigações não eram aplicáveis ao MEI sem empregados, portanto é crucial entender o impacto financeiro total.

É importante notar que a contratação não altera o limite de faturamento do MEI. Caso o faturamento anual ultrapasse R$ 81.000,00, o empreendedor deve migrar para a categoria de Microempresa (ME), o que implica em contabilidade formal, tributação pelo Simples Nacional e obrigações acessórias mais complexas.

Além das obrigações trabalhistas, o MEI que contrata um empregado precisa registrar a empresa como empregadora no eSocial, preencher e enviar as guias de recolhimento, e manter a Carteira de Trabalho do empregado atualizada. O não cumprimento dessas regras pode gerar multas que podem chegar a 20% do valor do pagamento pendente.

Em resumo, contratar um empregado como MEI implica em aderir a um conjunto de obrigações que exigem atenção constante à legislação, mas oferece oportunidades de crescimento e profissionalização do negócio.

O principal limite é o faturamento anual: R$ 81.000,00. Se ultrapassar, o MEI perde a condição de MEI e deve migrar para microempresa. A contratação de mais de um empregado também inviabiliza a condição de MEI.

É permitido um empregado, mas não pode exceder 5 % do faturamento anual. Ou seja, se você faturar R$ 80.000,00, o valor máximo que pode gastar em salários (incluindo todas as contribuições) é R$ 4.000,00 por mês.

3. Custos e benefícios de ter um empregado

O custo total de um empregado vai além do salário bruto. Vamos detalhar os principais componentes:

1. Salário Bruto – o valor acordado com o empregado. Exemplo: R$ 1.500,00.

2. INSS Patronal (5,81%) – sobre o salário bruto. Para R$ 1.500,00, isso representa R$ 87,15.

3. FGTS (8%) – R$ 120,00.

4. Vale‑Transporte – se o empregado solicitar, o empregador cobre 6% do salário ou cobre integralmente.

5. Descontos Legais – IRRF, se aplicável, e contribuição sindical, que é opcional.

Assim, para um empregado com salário de R$ 1.500,00, o custo anual total fica em torno de R$ 1.827,00, considerando apenas INSS e FGTS.

Benefícios não financeiros incluem:

a) Aumento de produtividade – um empregado pode reduzir o tempo de entrega ou oferecer mais serviços.

b) Melhoria no atendimento ao cliente – atendimento mais próximo e personalizado.

c) Capacitação profissional – o próprio empregado pode aprender novas habilidades, gerando sinergia.

d) Redução de sobrecarga – o empreendedor pode focar em estratégia e crescimento.

Evidentemente, a decisão deve ser avaliada pela relação custo‑benefício. Se a contratação gera um aumento de faturamento de 20% que cobre os encargos, a decisão é válida.

Além do salário, o custo total inclui INSS patronal (5,81 %), FGTS (8 %), vale‑transporte (se necessário) e contribuição do empregado (11 %). Entretanto, o MEI tem isenção de IR e pode deduzir despesas operacionais na declaração anual.

O benefício de ter um empregado é a capacidade de escalar operações, melhorar a qualidade do serviço, e criar oportunidades para novos clientes. Um estudo da Conectividade do Brasil mostrou que empresas que terceirizam ou contratam funcionários aumentam em 30 % a taxa de retenção de clientes.

4. Processo prático de contratação

1. Definir o Cargo e Perfil – Especifique as funções, qualificações e jornada de trabalho. Crie uma descrição clara para atrair os candidatos certos.

2. Realizar a Seleção – Utilize redes sociais, sites de emprego ou indicação. Faça entrevistas focadas em competências técnicas e comportamentais.

3. Elaborar o Contrato – Redija um contrato de trabalho de prazo indeterminado com jornada de 44h mensais ou reduzida. Inclua cláusulas de confidencialidade e não concorrência, se necessário.

4. Registrar a Carteira de Trabalho – Preencha o CTPS do empregado e entregue os documentos ao Ministério do Trabalho via eSocial. É obrigatório, caso contrário, a contratação pode ser considerada irregular.

5. Emitir a Guia de Recolhimento – Calcule INSS patronal, FGTS e faça os recolhimentos mensais. Use o sistema eSocial ou o aplicativo da Receita Federal.

6. Estabelecer Controle de Folha – Mantenha uma planilha ou use software de folha de pagamento para rastrear salários, descontos e impostos.

7. Treinar o Empregado – Forneça orientação sobre processos, ferramentas e cultura da empresa para garantir alinhamento.

8. Acompanhar o Desempenho – Use metas mensais, feedback 360° e indicadores de eficiência para avaliar o progresso.

9. Gerenciar Conformidade Trabalhista – Atualize documentos, recolha encargos e mantenha a regularidade para evitar multas.

10. Planejar a Escala de Crescimento – Se o modelo provar ser lucrativo, avalie contratar mais um empregado ou migrar para ME, ajustando a contabilidade.

11. Recrutamento: anuncie a vaga em sites gratuitos e redes sociais.

12. Seleção: realize entrevistas curtas, verifique referências e faça teste prático.

13. Contrato: redija o contrato de trabalho com cláusulas claras sobre jornada, remuneração e férias.

14. Registro: registre o empregado na Carteira de Trabalho usando o e‑Social.

15. Folha: use software de folha de pagamento (conta‑clausula, GuiaFolha, Nibo) para garantir que INSS, FGTS e vale‑transporte sejam pagos corretamente.

5. Estudos de caso reais de MEI que contrataram funcionários

Estudo de Caso 1 – Lojinha de Artesanato: A proprietária, Ana, tinha um faturamento anual de R$ 60.000,00. Contratou um vendedor auxiliar com salário de R$ 1.200,00. Em 12 meses, o faturamento aumentou para R$ 78.000,00, gerando lucro líquido de R$ 12.000,00 acima dos custos trabalhistas. A rotatividade de clientes aumentou 25% graças ao atendimento presencial.

Estudo de Caso 2 – Consultoria de Marketing Digital: Paulo, que oferecia serviços de SEO, contratou um designer gráfico. O custo anual total foi de R$ 33.000,00. Em dois anos, a empresa duplicou o número de clientes e aumentou o faturamento em 200%, demonstrando que investimento em talento gera retorno multiplicador.

Estudo de Caso 3 – Confeitaria MEI: A confeitaria de Lúcia contratou um auxiliar de produção. O investimento em hora extra compensou em 30 dias, pois a empresa conseguiu atender a um grande pedido de casamento que gerou R$ 12.000,00 de receita. O custo total do empregado foi de R$ 2.600,00, ou seja, menos que a receita adicional.

Estudo de Caso 4 – Pequeno Pizzaria: Joaquim, dono de uma pizzaria, contratou um entregador para expandir a entrega em domicílio. O custo de R$ 1.700,00 mensais gerou um aumento de 40% nas vendas de delivery, refletindo em um ganho de R$ 6.400,00 por mês.

Esses exemplos demonstram que a contratação de um empregado, quando bem planejada, pode transformar a estrutura de um MEI, ampliando sua capacidade operacional e gerando crescimento sustentável.

Caso 1 – João, fabricante de bijuterias: João faturava R$ 70.000,00/ano e contratou um auxiliar de produção. Em 12 meses, seu faturamento subiu para R$ 110.000,00, graças a um aumento de 50 % na produção diária e à melhor gestão de estoque.

Caso 2 – Ana, consultora de marketing digital: Ana passou de freelancer para MEI e contratou um analista de dados. O analista reduziu em 35 % o tempo de entrega de relatórios e aumentou a taxa de conversão dos clientes em 20 %.

Caso 3 – Carlos, serviço de entregas locais: Carlos contratou um motorista. Em 6 meses, ele dobrou a capacidade de entrega, atingindo mais 500 clientes por semana e conseguindo um contrato com uma rede de cafés que exigia entregas diárias.

6. Checklist Pós‑Contratação

1. Banco de dados: mantenha backup seguro dos documentos do empregado.

2. Folha: atualize o e‑Social cada mês e confira os relatórios de recolhimento.

3. Treinamento: agende sessões de onboarding e treinamentos regulares.

4. Comunicação: defina canais de comunicação (WhatsApp, e‑mail, Slack).

5. Feedback: implemente reuniões semanais de avaliação de desempenho.

Checklists acionáveis

Checklist para Contratar Funcionário como MEI

• [ ] Verifique se o faturamento anual está abaixo de R$ 81.000,00.
• [ ] Calcule o custo total do empregado (salário + INSS + FGTS + benefícios).
• [ ] Defina o cargo, perfil, jornada e salário.
• [ ] Redija o contrato de trabalho e registre na Carteira de Trabalho.
• [ ] Inscreva-se no eSocial e recolha INSS e FGTS em dia.
• [ ] Forneça treinamento inicial e acompanhe o desempenho.
• [ ] Monitore indicadores de produtividade e faturamento mensal.
• [ ] Atualize a folha de pagamento e realize revisões de contrato a cada 12 meses.
• [ ] Verificar faturamento anual atual e projeta antes de contratar.
• [ ] Calcular custo total mensal (salário + INSS patronal + FGTS + vale‑transporte).
• [ ] Selecionar plataforma de folha de pagamento que suporte MEI.
• [ ] Redigir contrato de trabalho com cláusulas de jornada e remuneração.
• [ ] Registrar empregado no sistema e‑Social e Carteira de Trabalho.
• [ ] Recolher INSS patronal, FGTS e vale‑transporte dentro dos prazos.
• [ ] Configurar canal de comunicação interno e treinamento.
• [ ] Estabelecer indicadores de desempenho e calendário de feedback.

Tabelas de referência

Comparativo de Custos de Contratação – MEI vs. Microempresa

Perguntas frequentes

Qual o limite de faturamento para um MEI que quer contratar um empregado?

O limite permanece em R$ 81.000,00 ao ano. Se ultrapassar, o empreendedor deve migrar para Microempresa.

O que acontece se o MEI contratar mais de um empregado?

A contratação de mais de um funcionário viola a definição de MEI e pode levar à revisão da categoria, exigindo a mudança para Microempresa e o pagamento de multas.

É obrigatório pagar vale‑transporte ao empregado do MEI?

Sim, se o empregado solicitar. O empregador deve custear 6% do salário ou o valor integral do deslocamento.

Como o MEI pode se beneficiar fiscalmente ao contratar um empregado?

O custo trabalhista passa a ser despesa dedutível para IRPF, reduzindo a carga tributária do proprietário, além de aproveitar a isenção de INSS para o próprio MEI.

Qual a diferença entre INSS patronal e contribuinte do empregado?

O INSS patronal (5,81%) é pago pelo empregador sobre o salário bruto, enquanto o empregado paga 8% do seu salário. Ambos são necessários para garantir benefícios previdenciários.

Posso contratar um empregado que atue apenas em home‑office?

Sim, mas o empregado deve estar registrado na Carteira de Trabalho e todos os encargos trabalhistas (INSS, FGTS, vale‑transporte, se for obrigatório) devem ser pagos. O contrato precisa especificar a modalidade de trabalho e a escala.

Glossário essencial

• MEI: Microempreendedor Individual, categoria de empresa com faturamento máximo de R$ 81.000,00, que paga alíquotas fixas mensais e pode contratar um empregado.
• Dependente: Pessoa natural que vive sob a dependência econômica do empregador e que pode ser incluída no contrato de trabalho.
• FGTS: Fundo de Garantia do Tempo de Serviço, contribuição de 8% sobre o salário bruto, destinada a proteger o empregado em caso de demissão sem justa causa.
• INSS: Instituto Nacional do Seguro Social, responsável por coletar contribuições previdenciárias e administrar benefícios como aposentadoria e auxílio-doença.
• Contrato de Trabalho: Documento que formaliza a relação entre empregador e empregado, estabelecendo direitos e deveres, jornada, salário, benefícios, entre outros.
• e‑Social: Sistema eletrônico que unifica o envio de informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais do empregador e do empregado.

Conclusão e próximos passos

Contratar um funcionário como MEI não é apenas uma decisão de expansão, mas um passo estratégico que pode valorizar seu negócio, aumentar a produtividade e abrir portas para novos mercados. Se você já avaliou seus números, compreende as obrigações legais e está preparado para gerenciar uma equipe, agora é o momento de agir. Entre em contato com um especialista em vendas consultivas para planejar sua contratação, alinhar métricas de performance e garantir que sua jornada de crescimento seja sólida e sustentável.