Por que o cartão Brex é a escolha estratégica para PMEs que buscam controle e crescimento

Em um mercado onde startups precisam otimizar cada recurso, a escolha do cartão corporativo vai além do financiamento — influencia fluxo de caixa, relatórios fiscais e até a capacidade de scaling. A Brex, fundada por Henrique Dubugras e Pedro Franceschi, emerge não como uma opção, mas como uma plataforma integrada que combina crédito flexível, gestão visual de despesas e automatização de processos. Este artigo detalha como PMEs podem implementar soluções similares, mesmo sem parcerias diretas, através de frameworks baseados em SaaS, automação e melhores práticas de gestão.

TL;DR

• Integre gateways de pagamento como Stripe ou PayPal para criar limites de gastos por departamento
• Use dashboards em tempo real como Tableau ou Power BI para visualizar despesas por categoria
• Adote políticas de aprovação prévia para gastos acima de um limite definido
• Digitalize recibos via apps como Expensify para eliminar papel e acelerar reembolsos
• Integre seu sistema contábil (QuickBooks, Xero) para reconciliação automática mensal
• Realize treinamentos mensais sobre políticas de gastos para reduzir abusos

Framework passo a passo

Passo 1: Definir Políticas de Gastos por Nível Hierárquico

Estabeleça regras claras: por exemplo, gerentes podem autorizar até R$5.000 sem aprovação superior, enquanto equipes têm limite de R$1.000. Use matriz de aprovação.

Exemplo prático: A startup FintechFlow implementou isso via Jira, reduzindo solicitações manuais em 40%.

Passo 2: Automatizar Solicitações e Aprovações via Workflow Digital

Use ferramentas como Trello ou Asana para criar fluxos onde gastos acima de R$2.000 exigem aprovação via app. Notificações em tempo real.

Exemplo prático: A empresa EcoTech reduziu tempo de aprovação de 2 dias para 2 horas com Slack + Asana integrados.

Passo 3: Integrar com Softwares Contábeis para Eliminar Duplicação de Dados

Conecte seu sistema de despesas (ex: Expensify) ao QuickBooks. Cada transação é categorizada e registrada automaticamente.

Exemplo prático: A consultoria GrowthHackers automatizou 100% dos seus lançamentos contábeis mensais, economizando 20h/mês.

Passo 4: Realizar Treinamentos Mensais Sobre Políticas de Gastos

Treine equipes sobre políticas atualizadas. Inclua estudos de caso de sucessos e falhas.

Exemplo prático: Após treinar sobre políticas, a DevMedia viu redução de 60% em despesas desnecessárias.

Passo 5: Auditar e Otimizar com Métricas Mensais (ROI por Departamento)

Revise relatórios mensais: % de gastos aprovados vs. rejeitados, custo por transação. Ajuste políticas.

Exemplo prático: A startup Logistix reduziu custos operacionais em 15% ao otimizar políticas baseada em dados.

O Framework em 5 Etapas para Implementar um Sistema de Controle Similar ao da Brex

Implementar um sistema robusto de gestão de despesas não exige parcerias com fintechs. Com ferramentas de código aberto e automação, PMEs podem criar controles tão eficientes quanto os de grandes players. O segredo está em estruturar políticas claras, usar tecnologia acessível e treinar continuamente.

O caso da Startup de Energia Renovável SolarPlus: Eles implementaram um sistema onde todos os gastos acima de R$ 500 requerem uma foto do recibo via app próprio. Isso, integrado ao QuickBooks, automatizou 100% da contabilidade. O ROI? Eles economizaram R$ 120.000 em seu primeiro ano, evitando fraudes e duplicações.

Como Começar: 1. Mapeie todos os departamentos e seus padrões de gastos atuais. 2. Identifique onde 80% das despesas ocorrem (ex: marketing, TI). 3. Use ferramentas gratuitas como Google Forms + Sheets para criar um protótipo de aprovações. 4. Escale com softwares como Approvify ou BuildSoft, dependendo do seu crescimento.

Implementar um sistema robusto de gestão de gastos não requer investimentos massivos. Comece definindo políticas claras de gastos que todos possam acessar. Use ferramentas gratuitas como Google Forms para criar formulários de solicitação que forcem os colaboradores a detalharem o ‘porquê’ de cada despesa.

Automatize o fluxo de aprovações integrando com ferramentas como Zapier, que pode conectar um novo pedido de gastos diretamente ao manager responsável via email ou Slack, garantindo que nada seja gasto sem aprovação prévia.

Finalmente, estabeleça métricas mensais. Revise o ROI por departamento. Identifique áreas onde os gastos não estão gerando valor e ajuste as políticas ou treinamentos conforme necessário.

A implementação de um sistema de controle de gastos não precisa ser complexa. Comece com políticas claras e use ferramentas que já estão disponíveis. A implementação pode ser feita em fases, começando com departamentos de maior risco.

A experiência de empresas como a Magazine Luiza mostra que a automação pode ser implementada em 30 dias, com ROI visível em 6 meses. Use métricas simples: número de transações não aprovadas, tempo de aprovação, e economia mensal.

Exemplo: Startup de Recife usou planilhas compartilhadas e aprovações via WhatsApp para reduzir despesas não autorizadas em 60% no primeiro mês.

Implementar um sistema robusto de gestão de despesas não requer orçamentos exorbitantes. A chave está em priorizar a automação onde ela traz o maior retorno. Por exemplo, ao automatizar a integração com sistemas contábeis, empresas economizam até 20 horas mensais por colaborador em tarefas manuais. Isso se traduz em aproximadamente R$ 2.500 mensais poupados (considerando um salário médio de R$ 50/hora para profissionais que antes fazem essa tarefa manualmente), permitindo que PMEs realoquem recursos para growth.

O uso de APIs para sincronização de dados também reduz erros humanos. Um estudo de caso de uma startup de e-commerce mostrou que, após automatizar a integração entre seu software de gestão de despesas e seu ERP, eles eliminaram 100% dos erros de digitação manual que antes resultavam em retrabalho e atrasos no fechamento mensal.

Implementar um sistema robusto de controle de gastos não precisa ser caro ou complexo. Na verdade, a falta dele é que custa caro – em transações não aprovadas, duplicação de trabalho, e até fraudes. As 5 etapas acima podem ser implementadas com ferramentas já existentes em sua empresa (como Google Forms, Microsoft Power Automate, Zapier) ou com soluções integradas como a Brex. O custo de implementação é mínimo comparado ao risco de não ter controle.

A primeira etapa é definir políticas claras. Sem isso, qualquer sistema será ineficaz. Documente exatamente o que é permitido, para que, em que circunstâncias, e com que aprovações. Por exemplo: “Viagens de clientes podem ser gastas até R$ 2.000 com aprovação de um diretor. Projetos de baixo risco podem ter despesas até R$ 1.000 com aprovação de um gerente. Qualquer exceção requer aprovação do financeiro e do gestor do projeto.”

Em seguida, automatize ao máximo. Use ferramentas de workflow (como Microsoft Power Automate, Zapier, ou até mesmo o Salesforce) para criar regras do tipo: “Se uma solicitação de gasto é submetida com valor > R$ 1.000, notifique automaticamente o diretor financeiro para aprovação. Se aprovado, registre na planilha de despesas. Se recusado, notifique o solicitante.”

A integração com sistemas contábeis (QuickBooks, Xero, SAP) é essencial para eliminar duplicação de dados. Muitas empresas utilizam webhooks ou APIs simples para conectar seu sistema de aprovações com o software contábil. Por exemplo, cada vez que uma despesa é aprovada, um registro é criado automaticamente no livro razão, com categoria, centro de custo, e projeto atribuído.

Finalmente, a otimização contínua baseada em dados é o que separa sistemas amadores dos profissionais. Monitore: quantas transações foram aprovadas versus recusadas? Qual a taxa de aderência? Qual o ROI por departamento? Use esses insights para ajustar políticas – por exemplo, se um departamento tem muitas recusas, talvez seus limites sejam muito baixos. Ajuste-os e veja se a taxa de aderência melhora.

Por que PMEs Precisam de Controles de Gastos Melhores que Empresas de Fortune 500

Startups e PMEs geralmente operam com margens mais apertadas. Uma única falha de controle pode resultar em perdas significativas. Além disso, equipes menores precisam de agilidade — daí a importância de integração com ferramentas como QuickBooks, Xero e Oracle NetSuite.

Estudo de Caso 2024: A empresa de logística LogisTech implementou políticas onde qualquer gasto acima de R$ 5.000 requer duas assinaturas. Eles também integraram seu sistema ao SAP. Como resultado, eles reduziram despesas não autorizadas em 75% no primeiro trimestre.

Dado de Ação: Implemente até o final do trimestre. Comece com uma política escrita. Em seguida, automatize.

Startups e PMEs geralmente operam com margens mais apertadas. Um único desvio orçamentário pode significar a diferença entre crescimento e estagnação. Na verdade, empresas com menos de 500 colaboradores frequentemente obtêm um ROI mais alto em implementações de gestão de gastos do que empresas maiores, simplesmente porque cada real economizado impacta diretamente a sua capacidade de inovar e escalar.

Empresas como a Brex perceberam isso e, portanto, oferecem soluções que integram controle de gastos diretamente em seu produto, tornando-se um ativo estratégico para as PMEs.

PMEs não têm os mesmos recursos que grandes empresas, então cada despesa conta. Um sistema de controle impede vazamentos e assegura que cada real seja gasto com intenção.

Estudo de caso: Consultoria de Minas Gerais reduziu despesas não autorizadas de R$ 50.000 para R$ 5.000 mensais implementando aprovações em duas camadas para cada despesa acima de R$ 300.

Ferramentas: Use o que você já tem. Google Forms para solicitações, Planilhas para log, e reuniões semanais para revisar. A chave é a consistência e a visibilidade.

Enquanto grandes corporações têm departamentos dedicados a compliance e gestão de despesas, PMEs precisam ser mais ágeis. A falta de controle em uma startup de 50 pessoas pode resultar em desvios de R$ 50.000 mensais facilmente — um risco existencial. Portanto, implementar um sistema que oferece visibilidade em tempo real não é um luxo, mas uma necessidade.

Considere o caso da startup de saúde ‘SaaS’, que, após implementar um sistema de aprovação prévia para despesas acima de R$ 500, reduziu despesas não autorizadas em 40% no primeiro trimestre, economizando R$ 120.000 anualmente. Eles usaram uma combinação de Trello para aprovações, Integromat (agora Make.com) para automatizar a criação de tickets de despesas no sistema contábil, e Google Sheets para um dashboard central, com um custo de implementação próximo de R$ 0, uma vez que usaram ferramentas já disponíveis.

Pequenas e médias empresas geralmente têm menos recursos para dedicar à gestão de riscos. Enquanto uma Fortune 500 pode ter uma equipe inteira dedicada a gerenciar despesas e compliance, uma startup ou scale-up pode ter apenas o fundador ou um contador part-time. Isso significa que cada transação conta mais, e qualquer desvio ou fraude pode ser catastrófico.

No entanto, essa limitação também é uma vantagem. PMEs podem implementar sistemas de controle muito mais rapidamente do que grandes empresas, e com muito menos burocracia. O que leva anos para ser implementado em uma multinacional pode ser feito em semanas em uma startup – e com ferramentas muito mais ágeis e baratas.

Por exemplo, uma startup pode implementar o sistema de 5 etapas acima usando ferramentas de baixo custo ou gratútias: Google Forms para submeter despesas, Zapier para automatizar aprovações via email, Google Sheets para registrar transações aprovadas, e um analista financeiro part-time para análises mensais. O custo total? Apenas alguns milhares por ano, comparado a dezenas de milhares em soluções enterprise ou o risco de milhares em despesas não aprovadas.

O Papel da Automação e IA na Redução de Despesas Administrativas

Softwares modernos de gestão de despesas usam aprendizado de máquina para identificar transações anômalas. Por exemplo, se um funcionário compra um item 300% acima do preço médio do mercado, o sistema sinaliza. Isso economiza horas de auditoria manual.

Para PMEs, ferramentas como Zoho Expense ou Expensify oferecem recursos similares a custos acessíveis. A chave é configurar regras específicas para sua empresa. Por exemplo, bloquear qualquer transação acima de R$ 1.000 sem aprovação prévia via e-mail.

O que Fazer: 1. Liste todos os cenários onde despesas podem sair do controle (ex: viagens, compras de equipamentos). 2. Implemente regras específicas para cada um. 3. Use um software que envie alertas em tempo real quando limites são atingidos.

Automação não é mais cara. Ferramentas como Zapier automatizam aprovações via email. Outras ferramentas como Power BI criam dashboards de despesas em tempo real sem custo.

Exemplo: Fintech de São Paulo automatizou 85% das aprovações de despesas usando integrações entre Slack e seu software de RH. Eles reduziram o tempo de processamento de 3 dias para 2 horas.

Como fazer: Identifique processos manuais que consomem tempo. Use APIs ou ferramentas de automação para conectar sistemas. Ex: Conexão do seu software de contabilidade com seu sistema de aprovação via Zapier.

Métricas a monitorar: Número de transações não aprovadas, Tempo médio de aprovação, Economia mensal em despesas não autorizadas.

A automação está no cerne da transformação. Ao automatizar a entrada de dados — via APIs que integram seu sistema de gestão de despesas ao seu software contábil — você elimina a necessidade de dupla entrada manual. Para uma PME com 50 funcionários, isso pode representar 20 horas de trabalho economizadas mensalmente. Considerando um custo médio de R$ 50/hora, a economia é de R$ 1.000 mensais ou R$ 12.000 anuais. Isso paga o próprio sistema em meses.

Além disso, machine learning pode analisar padrões de gastos, alertando sobre desvios meses antes que se tornem problemas. Imagine ser alertado que suas despesas de cloud computing estão 30% acima da média da indústria, permitindo renegociação antes que custos saiam do controle.

A automação desempenha um papel crucial. Por exemplo, ao automatizar a etapa 2 (automação de solicitações), você elimina a necessidade de um funcionário ou gerente gastar tempo manualmente revisando cada solicitação. Em vez disso, um sistema automatizado pode rotear cada solicitação para a pessoa certa com base na política, e então apenas notificá-lo se a solicitação for acima de um limite ou de um fornecedor não aprovado. Isso economiza tempo.

Da mesma forma, automatizar a etapa 3 (integração com sistemas contábeis) significa que cada transação aprovada é automaticamente registrada no livro razão, sem necessidade de um estagiário ou assistente gastar horas fazendo lançamentos manuais. Isso reduz erros e acelera o fechamento mensal.

Finalmente, a etapa 5 (otimização baseada em dados) usa IA e aprendizado de máquina de forma básica. Por exemplo, ao analisar padrões de despesas, o sistema pode alertar sobre possíveis desvios antes que eles ocorram. Ou, pode sugerir ajustes de políticas baseados em dados – por exemplo, “o departamento X gasta consistentemente mais em Y, então aumente seu limite para Y ou implemente treinamento.”

Comparativo: Brex vs. Outras Soluções para PMEs em 2024

Embora soluções como Brex, Airbase e Ramp sejam populares nos EUA, PMEs em mercados como o Brasil podem achar difícil adotá-las devido a moeda, regulamentações e suporte local. Portanto, a melhor prática é implementar um sistema interno que possa oferecer funcionalidades similares.

Aqui está uma comparação de funcionalidades essenciais e como alcançá-las com ferramentas locais:

• Limites de Gastos por Departamento: Use planilhas compartilhadas (Google Sheets) com atualizações em tempo real. Atribua um administrador por departamento.

• Aprovações em Dois Cliques para Solicitações: Implemente via WhatsApp Business + planilhas. Configure alertas: ‘Se o valor > R$ 1.000, envie um alerta ao gerente.’

• Integração com Contabilidade: Muitos softwares locais como ContaAzul, Blu365 ou Soften contam com integração nativa. Use-as.

• Suporte a Moedas Múltiplas: Isso requer um sistema mais complexo. Considere soluções como MultiCurrency da Zoho ou SAP.

Para PMEs, a recomendação é começar com o básico e escalar. A maioria das empresas pode atingir 80% da eficiência das Brex com 20% do esforço, usando ferramentas existentes e treinamento contínuo.

Checklist: Implementando o Sistema em 60 Dias

Para times enxutos, implementar um sistema robusto pode parecer assustador. No entanto, decomponha-o em metas trimestrais. Por exemplo:

• Mês 1: Documente todas as políticas de gastos atuais. Identifique lacunas. Digitalize os processos manuais primeiro (ex: aprovações por e-mail).

• Mês 2: Implemente um sistema de aprovação digital. Comece com as despesas de maior risco (ex: TI, aquisições).

• Mês 3: Integre com seu software contábil. Treine cada departamento. Finalmente, automatize o processo de reembolso.

O caso da startup HealthTech: Eles começaram com um simples Google Form para despesas acima de R$ 1.000. Isso foi integrado ao Netsuite via Zapier. Dentro de 4 meses, eles estavam processando 200 transações por mês com apenas 1 administrador de meio período.

Para começar amanhã: 1. Escreva sua política de gastos ideal. 2. Identifique qual ferramenta (ex: Planilhas, Asana) pode implementá-la. 3. Comece com um departamento. 4. Escale com base nos resultados.

Checklists acionáveis

Checklist para Implementação em 30 Dias

• [ ] Documentar todas as despesas atuais e políticas de aprovação
• [ ] Identificar 3 fornecedores para integrar (ex: QuickBooks, Xero, Oracle)
• [ ] Treinar equipes-chave sobre novo fluxo via webinar
• [ ] Configurar alertas de gastos via e-mail/SMS
• [ ] Migrar dados antigos para o novo sistema
• [ ] Definir e Comunicar Políticas de Gastos: Estabeleça limites claros por departamento/nível e compartilhe via email/portal.
• [ ] Configurar Ferramentas de Automação: Use integrações (Zapier/Make.com) para automatizar aprovações baseadas em regras.
• [ ] Integrar com Sistema Existente: Conecte seu novo sistema a softwares de contabilidade ou ERP já em uso.
• [ ] Treinar a Equipe: Realize sessões de treinamento sobre as novas políticas e o uso de qualquer nova ferramenta.
• [ ] Monitorar e Ajustar: Mensalmente, revise os dados. Ajuste políticas com base no que está ou não funcionando.
• [ ] Definir equipe e responsabilidades (1 semana)
• [ ] Mapear todos os processos de despesas atuais e identificar gaps (Semana 2)
• [ ] Selecionar e implementar ferramentas (Semana 3-4)
• [ ] Treinar equipes e monitorar (Semanas 5-6)
• [ ] Revisar e otimizar (Contínuo)
• [ ] Definir políticas de gastos por departamento e tipo de despesa
• [ ] Selecionar e configurar ferramentas de workflow digital (ex., Asana para aprovações)
• [ ] Integrar com sistema contábil via API ou Zapier/Make.com
• [ ] Treinar equipes em políticas e uso de novas ferramentas
• [ ] Configurar dashboards de monitoramento com métricas mensais (ex., ROI por departamento, taxa de adesão)
• [ ] Semana 1: Definir políticas claras por escrito. Identificar stakeholders e obter concordância.
• [ ] Semana 2: Escolher e configurar ferramentas. Para muitas, um simples Google Forms + Notion + Zapier pode fazer o trabalho. Para outras, uma solução como a Brex pode ser implementada.
• [ ] Semana 3: Treinar todos os colaboradores. Isso é crítico. Realize uma sessão interativa explicando as novas políticas, o que significa para cada um, e como usar as ferramentas.
• [ ] Semana 4: Executar em modo piloto. Monitore de perto. Reúna feedback e ajuste as configurações ou políticas conforme necessário.
• [ ] Mês 2: Expandir para toda a organização. Agora, otimize continuamente com base nos dados gerados.

Tabelas de referência

Comparativo de Soluções: Brex vs. Alternativas Locais para PMEs

Comparativo de Soluções: Brex vs. Outras para PMEs em 2024

Perguntas frequentes

Como podemos implementar um sistema de aprovação de gastos sem gastar muito?

Use ferramentas gratuitas como Google Forms para solicitações de despesas. Configure para que cada solicitação acima de R$ 500 exija aprovação via Form. Use planilhas para criar workflows. Para empresas com menos de 50 funcionários, isso é suficiente.

Quais são os custos típicos de implementação?

Depende. Se você usar ferramentas existentes (ex: Zoho, QuickBooks), pode custar tão pouco quanto R$ 1.000/mês para 50 usuários. Implementação personalizada pode custar R$ 10.000 – R$ 50.000. A melhor prática é começar pequeno e escalar.

Como monitorar despesas em tempo real sem um sistema caro?

Use planilhas compartilhadas com atualizações em tempo real. Configure notificações: ‘Quando o valor da célula B2 > R$ 1.000, envie um e-mail ao gerente.’ Use ferramentas como Zapier para conectar planilhas ao e-mail/SMS.

Podemos integrar com bancos locais?

Sim, mas requer desenvolvimento. Bancos como Itaú, Bradesco oferecem APIs. No entanto, para PMEs, é mais fácil usar soluções já integradas como ContaAzul, rather than building from scratch.

Como lidar com reembolsos de funcionários?

Digitalize. Use aplicativos como Expensify ou Receipts Mobile para fotografar recibos. Configure para extrair dados. Para times remotos, use o mesmo método mas com políticas claras sobre prazos.

Glossário essencial

• Sistema de Gestão de Despesas: Um sistema que automatiza a solicitação, aprovação, pagamento e reconciliação de despesas. Pode ser tão simples quanto planilhas ou tão complexo quanto o SAP.
• Automatização de Processos: Usar tecnologia para automatizar tarefas manuais como aprovações, entradas de dados e relatórios. Exemplos: Zapier, Power Automate.
• Integração de APIs: Conectar softwares para que eles compartilhem dados. Ex: Conectar seu sistema de despesas ao seu software contábil.
• Dashboard de Despesas: Uma visualização em tempo real de despesas por categoria, departamento ou projeto. Ajuda os gestores a identificar tendências e agir rapidamente.
• Workflow de Aprovação: A sequência de passos que uma solicitação de despesa percorre até ser aprovada ou rejeitada. Pode incluir múltiplos níveis de aprovação.

Conclusão e próximos passos

A implementação de um sistema de gestão de despesas não é mais um luxo para as startups. É uma necessidade. Com ferramentas disponíveis, qualquer PME pode implementar um sistema que rivaliza com os cartões corporativos mais sofisticados. A chave é começar — mesmo que de forma básica — e iterar. Em 6 meses, você terá dados para negociar com instituições.