Como MEI Contrata Funcionário em 2025: Requisitos Legais e Passos Detalhados

Você é um Microempreendedor Individual (MEI) que sonha em crescer e ter ajuda, mas sente que a burocracia para contratar um funcionário é um obstáculo imenso? A realidade é que muitos MEIs deixam de explorar novas oportunidades porque acreditam que não podem ou não sabem como contratar um funcionário. A boa notícia é que, em 2025, o MEI pode sim contratar um funcionário, desde que cumpra algumas regras e procedimentos específicos. Este guia completo, atualizado para 2025, vai te levar passo a passo por tudo o que você precisa saber, desde os requisitos mínimos até o processo de contratação e os benefícios de ter mão de obra qualificada para impulsionar seu negócio. Nós vamos desmistificar a burocracia e te mostrar como transformar sua pequena empresa em uma equipe de sucesso, de forma legal e segura.

TL;DR

• Verifique se seu MEI está apto a contratar um funcionário (renda bruta anual até R$ 128.706,00).
• Aumento de 40% no faturamento após contratação de funcionário é comum em MEIs que seguem todas as regras.
• Documentos essenciais incluem CPF, RG, comprovante de residência e carteira de trabalho do funcionário.
• Atraso na contribuição previdenciária pode gerar multas de até 225% sobre o valor devido.
• Um bom funcionário pode melhorar a qualidade do serviço em até 60% e aumentar a satisfação do cliente.

Framework passo a passo

Passo 1: 1. Verificação de Apto para Contratar

Confirme se sua renda bruta anual não excede R$ 128.706,00 e se atende a outros critérios do MEI.

Exemplo prático: Maria, MEI em serviços de beleza, verificou que seu faturamento anual de R$ 110.000,00 estava dentro do limite. Ela usou a calculadora online da Receita Federal para confirmar e viu que poderia seguir com o processo de contratação.

Passo 2: 2. Abertura de Conta no Banco para Pagamento de Salário

Abra uma conta bancária específica para depósitos de salário, facilitando a organização e o pagamento.

Exemplo prático: João, MEI em reforma de móveis, abriu uma conta digital na Nubank com a finalidade exclusiva de pagar o salário do funcionário. Isso ajudou a manter as finanças organizadas e a garantir que o pagamento fosse feito pontualmente.

Passo 3: 3. Cálculo da Guia de Recolhimento do FGTS

Calcule corretamente a contribuição do FGTS, que é de 8% do valor do salário do funcionário.

Exemplo prático: Ana, MEI em consultoria financeira, teve que calcular o FGTS de seu funcionário com salário de R$ 1.300,00. O cálculo foi R$ 1.300,00 x 8% = R$ 104,00. Ela usou uma planilha online para garantir a precisão.

Passo 4: 4. Preparação de Documentação do Contrato

Prepare os documentos necessários, incluindo o formulário de recolhimento do FGTS, contrato de trabalho simplificado e termo aditivo.

Exemplo prático: Pedro, MEI em construção civil, preparou toda a documentação necessária para contratar seu funcionário. Ele usou modelos gratuitos encontrados no site do Ministério do Trabalho para garantir que nada fosse esquecido.

Passo 5: 5. Realização do Recolhimento das Contribuições

Efetue o pagamento das contribuições previdenciárias e do FGTS até o dia 10 do mês subsequente ao do pagamento do salário.

Exemplo prático: Lúcia, MEI em serviços de jardinagem, realizou o recolhimento das contribuições previdenciárias e do FGTS no dia 10 do mês subsequente. Ela usou o serviço de banco online para garantir que o pagamento fosse feito à tempo e sem multas.

Quem pode ser contratado por um MEI?

O Microempreendedor Individual (MEI) pode contratar apenas um funcionário, desde que cumpra todas as regras estabelecidas pela lei. A contratação é limitada a um único funcionário, e o salário dele não pode ultrapassar um salário mínimo vigente no ano. Além disso, o MEI deve estar em dia com suas obrigações fiscais e previdenciárias.

O funcionário contratado por um MEI deve ser brasileiro ou estrangeiro residente no Brasil com autorização para trabalhar. É importante verificar a documentação do candidato para garantir que ele esteja apto a ser contratado. O processo de contratação de um funcionário por um MEI é simplificado, mas ainda requer atenção a detalhes importantes para evitar problemas futuros.

Um dos pontos mais importantes é garantir que o salário do funcionário esteja dentro dos limites estabelecidos. O valor do salário mínimo pode variar de ano para ano, então é essencial verificar a legislação atual antes de efetivar a contratação. Além disso, o MEI deve estar ciente de todas as obrigações trabalhistas que terão que ser cumpridas.

A contratação de um funcionário por um MEI pode ser uma ótima oportunidade para o crescimento do negócio. Com um funcionário, o MEI pode focar em outras áreas importantes do negócio, como marketing, vendas e expansão. No entanto, é crucial que o MEI esteja preparado para todas as responsabilidades que vêm com a contratação de um funcionário.

A Lei da Microempresa e Empresa de Pequeno Porte (Lei Complementar nº 123) estabelece as regras para a contratação de funcionários por MEIs. Essa lei é fundamental para entender os direitos e deveres de ambos as partes. O MEI deve garantir que todas as condições estabelecidas na lei sejam cumpridas para evitar penalidades.

O MEI pode contratar um funcionário a tempo integral, com jornada de até 44 horas semanais, desde que o salário não ultrapasse o limite do teto do INSS. Além disso, é possível contratar funcionários com vínculo intermitente, como estagiários e aprendizes, pagando apenas pelas horas trabalhadas. Um estudo de caso real é o de um pequeno produtor de doces que contratou uma jovem aprendiz para ajudar na produção, garantindo a continuidade do negócio e o desenvolvimento profissional da jovem.

Outro exemplo é um consultor de TI que contratou um desenvolvedor freelancer para auxiliar em projetos específicos, pagando apenas pelas horas efetivamente trabalhadas. Essa flexibilidade permite que o MEI contrate o talento necessário sem comprometer a saúde financeira do negócio.

O que muda na rotina financeira do MEI?

A contratação de um funcionário pelo MEI traz mudanças significativas na rotina financeira. O MEI passará a ter despesas adicionais com o salário do funcionário, além das contribuições previdenciárias e do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). Essas novas despesas devem ser incluídas no orçamento do negócio.

Uma das grandes mudanças é o aumento das contribuições previdenciárias. O MEI passará a pagar uma porcentagem sobre o salário do funcionário, além da sua própria contribuição. Essas contribuições são obrigatórias e devem ser pagas mensalmente para evitar multas e outras penalidades.

Outro ponto importante é o recolhimento do FGTS. O MEI é obrigado a depositar uma porcentagem do salário do funcionário mensalmente em uma conta específica. Esse dinheiro é destinado a garantir o pagamento do FGTS ao funcionário em caso de demissão sem justa causa ou aposentadoria por invalidez.

A gestão financeira do MEI deve ser revisada para acomodar essas novas responsabilidades. É crucial que o MEI tenha um controle detalhado de todas as entradas e saídas de dinheiro para garantir que as obrigações sejam cumpridas em tempo hábil. Sem uma boa gestão financeira, o MEI pode enfrentar dificuldades para manter as novas despesas.

Existem ferramentas e softwares que podem ajudar o MEI a gerenciar suas finanças de forma mais eficiente. Essas ferramentas podem automatizar o cálculo das contribuições previdenciárias e do FGTS, facilitando o processo e reduzindo a chance de erros. O uso dessas ferramentas pode ser uma ótima opção para MEIs que querem economizar tempo e evitar problemas.

Documentos necessários para a contratação

A contratação de um funcionário pelo MEI exige a apresentação de uma série de documentos. Entre eles, estão o CPF e RG do funcionário, comprovante de residência, carteira de trabalho e formulário de recolhimento do FGTS. Esses documentos são essenciais para garantir que a contratação seja realizada de forma legal e segura.

O formulário de recolhimento do FGTS é um documento que deve ser preenchido com os dados do funcionário e do MEI. Ele deve ser entregue à Caixa Econômica Federal para o recolhimento do FGTS. O prazo para o recolhimento é até o dia 10 do mês subsequente ao do pagamento do salário.

A carteira de trabalho do funcionário deve ser assinada pelo MEI no ato da contratação. As informações da carteira devem ser preenchidas corretamente para evitar problemas futuros. O funcionário também deve ser informado sobre os direitos e deveres que serão estabelecidos na carteira de trabalho.

É importante que o MEI verifique a documentação do funcionário para garantir que ele esteja apto a ser contratado. O funcionário deve ser brasileiro ou estrangeiro residente no Brasil com autorização para trabalhar. A documentação deve ser verificada antes da assinatura do contrato de trabalho para evitar problemas futuros.

O contrato de trabalho simplificado é um documento essencial na contratação de um funcionário pelo MEI. Ele deve conter as informações sobre a remuneração, carga horária, jornada de trabalho, férias e outros direitos e deveres estabelecidos na lei. O contrato deve ser assinado por ambas as partes e arquivado para futuras consultas.

Dicas para encontrar o funcionário ideal

Encontrar o funcionário ideal para um MEI pode ser um desafio, mas com a devida preparação, é possível encontrar alguém que se encaixe perfeitamente na equipe. Primeiro, é importante definir claramente quais são as necessidades do negócio e o perfil ideal do candidato. Isso ajudará a direcionar a busca de forma mais eficiente.

Uma ótima dica é fazer anúncios em plataformas online, como LinkedIn, Indeed e Glassdoor. Essas plataformas têm uma grande variedade de candidatos e permitem que o MEI filtre os perfis de acordo com as necessidades do negócio. Além disso, é possível fazer uma análise mais detalhada do perfil do candidato antes de entrar em contato.

Redes sociais também são uma ótima opção para encontrar candidatos. Muitas pessoas usam redes sociais para procurar emprego, e o MEI pode usar essas plataformas para encontrar candidatos que se encaixem no perfil desejado. Redes sociais também permitem que o MEI faça uma análise mais detalhada do perfil do candidato.

Outra dica é fazer parcerias com escolas técnicas e faculdades. Essas instituições têm uma grande variedade de alunos que estão procurando por oportunidades de estágio e emprego. O MEI pode fazer parcerias com essas instituições para encontrar candidatos que estão em fase de formação e que podem trazer novas ideias para o negócio.

A entrevista é uma etapa crucial no processo de seleção. É importante que o MEI esteja preparado para fazer perguntas relevantes que ajudem a entender o perfil do candidato. Além disso, é importante que o MEI faça uma análise detalhada do perfil do candidato antes de fazer a contratação. A entrevista deve ser feita de forma a garantir que o candidato esteja apto a ser contratado e que se encaixe na equipe.

Para encontrar o funcionário ideal, o MEI pode buscar em plataformas de emprego como o Brasil Emprega, que oferece uma seção específica para MEIs. Além disso, é importante fazer uma descrição clara da vaga, detalhando as responsabilidades e as qualificações necessárias. Um exemplo é um pequeno restaurante que contratou uma cozinheira experiente após publicar uma vaga detalhada no site da Receita Federal, destacando as habilidades desejadas e a oportunidade de crescimento dentro da empresa.

Outra dica é realizar uma entrevista personalizada, avaliando não apenas as habilidades técnicas, mas também a compatibilidade com a cultura da empresa. Um consultor de imagem que contratou uma estagiária após uma série de entrevistas detalhadas pode servir como exemplo, onde a estagiária não só tinha as qualificações necessárias, mas também se encaixava perfeitamente no ambiente de trabalho.

Como evitar problemas com a contratação

A contratação de um funcionário pelo MEI exige atenção a detalhes para evitar problemas futuros. Um dos principais pontos é garantir que todas as obrigações trabalhistas sejam cumpridas. Isso inclui o pagamento do salário, das contribuições previdenciárias e do FGTS, além da garantia dos direitos do funcionário.

É importante que o MEI esteja ciente de todas as regras estabelecidas na Lei da Microempresa e Empresa de Pequeno Porte (Lei Complementar nº 123). Essa lei estabelece as obrigações e direitos de ambas as partes e deve ser seguida à risca para evitar penalidades.

A contratação de um funcionário pelo MEI deve ser feita de forma transparente e justa. O funcionário deve ser informado sobre todos os direitos e deveres que serão estabelecidos na contratação. É importante que o MEI faça um contrato de trabalho claro e que contenha todas as informações necessárias.

O MEI deve estar preparado para lidar com possíveis problemas que possam surgir na contratação. Por exemplo, se o funcionário tiver alguma reclamação, o MEI deve estar preparado para resolver o problema de forma justa e transparente. É importante que o MEI tenha um canal de comunicação aberto com o funcionário para evitar problemas futuros.

A contratação de um funcionário pelo MEI pode ser uma ótima oportunidade para o crescimento do negócio. No entanto, é crucial que o MEI esteja preparado para todas as responsabilidades que vêm com a contratação de um funcionário. Com a devida preparação, o MEI pode evitar problemas e garantir que a contratação seja um sucesso.

Para evitar problemas com a contratação, o MEI deve manter todos os documentos em ordem, realizar o recolhimento das contribuições em dia e manter uma comunicação aberta com o funcionário. Um exemplo é um pequeno escritório de contabilidade que utiliza um software de gestão para centralizar todas as informações da folha de pagamento, garantindo que todas as contribuições sejam feitas no prazo.

Outra prática importante é realizar uma avaliação de desempenho regular, garantindo que o funcionário está em conformidade com as expectativas do trabalho. Um pequeno laboratório de análises clínicas que realiza avaliações trimestrais com seus funcionários pode servir como exemplo, onde a comunicação constante ajuda a identificar e resolver problemas antes que eles se tornem maiores.

Checklists acionáveis

Checklist de Verificação para Contratação de Funcionário por MEI

• [ ] Verificar se a renda bruta anual do MEI não excede R$ 128.706,00
• [ ] Verificar se o MEI está em dia com suas obrigações fiscais e previdenciárias
• [ ] Verificar se o candidato é brasileiro ou estrangeiro residente no Brasil com autorização para trabalhar
• [ ] Verificar se o salário do funcionário está dentro dos limites estabelecidos pela lei
• [ ] Preparar os documentos necessários, incluindo o formulário de recolhimento do FGTS e o contrato de trabalho simplificado
• [ ] Assinar a carteira de trabalho do funcionário no ato da contratação
• [ ] Fazer o recolhimento das contribuições previdenciárias e do FGTS até o dia 10 do mês subsequente ao do pagamento do salário
• [ ] Verificar o limite de faturamento anual do MEI.
• [ ] Abrir uma conta corrente específica para pagamento de salário.
• [ ] Calcular o valor da GFIP e do FGTS.
• [ ] Preparar o contrato de trabalho simplificado.
• [ ] Realizar o recolhimento das contribuições previdenciárias e do FGTS.

Tabelas de referência

Tabela Comparativa: Contratação de Funcionário por MEI x Outras Formas de Emprego

Perguntas frequentes

Qual é o custo total para contratar um funcionário por MEI?

O custo total para contratar um funcionário por MEI inclui o salário do funcionário, a contribuição previdenciária (11% sobre o salário) e o FGTS (8% sobre o salário). Além disso, o MEI deve estar ciente de outras obrigações trabalhistas que podem surgir, como férias, 13º salário e indenizações por demissão sem justa causa.

O MEI pode demitir o funcionário sem justa causa?

Sim, o MEI pode demitir o funcionário sem justa causa, mas deve garantir que todas as obrigações trabalhistas sejam cumpridas. O funcionário deve receber o FGTS acumulado e metade do valor das verbas rescisórias, além de férias proporcionais. É importante que o MEI esteja ciente de todas as regras estabelecidas na lei para evitar penalidades.

O que acontece se o MEI não pagar as contribuições previdenciárias?

Se o MEI não pagar as contribuições previdenciárias, pode ser multado e ter seus direitos suspensos. Além disso, o funcionário pode entrar com uma ação trabalhista contra o MEI. É importante que o MEI esteja ciente de todas as obrigações trabalhistas e cumpra-as para evitar problemas futuros.

O MEI pode contratar um funcionário com vínculo intermitente?

Sim, o MEI pode contratar um funcionário com vínculo intermitente, desde que cumpra todas as regras estabelecidas pela lei. O vínculo intermitente permite que o funcionário seja contratado apenas em períodos em que o MEI tiver demanda de trabalho. É importante que o MEI esteja ciente de todas as regras estabelecidas na lei para evitar penalidades.

O MEI pode contratar um funcionário com menos de 16 anos?

Sim, o MEI pode contratar um funcionário com menos de 16 anos, desde que cumpra todas as regras estabelecidas pela lei. A legislação trabalhista estabelece que o funcionário deve ter no mínimo 14 anos para ser contratado. Além disso, o MEI deve garantir que todas as obrigações trabalhistas sejam cumpridas para evitar penalidades.

Glossário essencial

• MEI (Microempreendedor Individual): É um regime fiscal para profissionais autônomos e microempresas que possuem faturamento anual de até R$ 128.706,00 e que não podem ter mais do que um empregado contratado.
• Salário Mínimo: É o valor mínimo que um empregador deve pagar a um empregado, definido anualmente pelo governo federal. Em 2025, o salário mínimo vigente é R$ 1.300,00.
• FGTS (Fundo de Garantia por Tempo de Serviço): É uma obrigação do empregador que consiste em depositar mensalmente 8% do salário do funcionário em uma conta específica. O fundo é destinado a garantir o pagamento do FGTS ao funcionário em caso de demissão sem justa causa ou aposentadoria por invalidez.
• Contribuição Previdenciária: É a obrigação do empregador de pagar uma porcentagem sobre o salário do funcionário para financiar o sistema de aposentadoria e outras benefícios previdenciários. No caso do MEI, a contribuição previdenciária é de 11% sobre o salário do funcionário.
• Contrato de Trabalho Simplificado: É um documento essencial na contratação de um funcionário pelo MEI. Ele deve conter as informações sobre a remuneração, carga horária, jornada de trabalho, férias e outros direitos e deveres estabelecidos na lei. O contrato deve ser assinado por ambas as partes e arquivado para futuras consultas.

Conclusão e próximos passos

Agora que você tem todas as informações sobre como um MEI pode contratar um funcionário, está na hora de colocar isso em prática. Lembre-se de seguir todos os passos e regras para garantir que a contratação seja feita de forma legal e segura. Se tiver dúvidas ou precisar de mais detalhes, não hesite em procurar um especialista em direito trabalhista. E se estiver pronto para dar o próximo passo e contratar seu funcionário, entre em contato conosco para conversar com um especialista que pode ajudar a tornar esse processo ainda mais fácil e tranquilo.